Ab in den Urlaub - wie du dich und deine Kunden darauf vorbereitest

Ab in den Urlaub

Du willst Erholung? Dann bereite deinen Urlaub vor…

Dein Urlaub steht vor der Tür und dein Ziel ist wirklich erholt nach Hause zu kommen. Je nach Branche ist der Sommer ein wenig das, was man Sauregurkenzeit nennen kann…Viele andere Unternehmer und Entscheider sind auch im Urlaub, manche Dinge gehen langsam voran oder ruhen. Im Prinzip ist das die beste Zeit, dich selbst zu entspannen.

Auf der anderen Seite möchtest du sicher nicht aus dem Urlaub kommen und Berge von Mails, Anfragen und Briefen bearbeiten. Noch schlimmer: unerledigte Projekte mitnehmen und statt Ferien zu machen, das Tagesgeschäft an einen anderen Ort verlagern. Also was tun?
Bereite dich und dein Unternehmen gut vor!

Welches Modell passt zu dir?

Die erste Frage, die sich stellt ist, wie du mit deinem Urlaub umgehen möchtest. Bei Selbstständigen, vor allem Solopreneuren, vermischt sich die Arbeit oft mit der Freizeit. Die Angst nach ein paar Wochen Auszeit nicht mehr gefragt zu sein oder der Zeitdruck offene Projekte noch abzuschließen, macht es nicht leicht, voll und ganz in den Urlaubsmodus zu gehen.

Auf der anderen Seite ist diese Zeit für dich als UnternehmerIn extrem wichtig, um neue Energie zu schöpfen, Platz für Ideen zu haben und dich richtig gut zu erholen. Ich habe mich umgeschaut, wie andere ihren Urlaub und ihr Unternehmen vereinbaren und stelle fest, die Strategien sind sehr unterschiedlich.

  • Einige gehen damit ganz offen um, die nächsten Wochen nicht erreichbar zu sein.
  • Andere organisieren eine Vertretung und sind so weiter für ihre Kunden da.
  • Wieder andere nehmen sich Arbeit mit und bleiben für Notfälle erreichbar.

Insgesamt kommt es natürlich auf deine Branche an. Ich bin mir jedoch sicher, dass du mit Planung viel erreichen kannst und mit einem guten Gefühl in die Ferien fährst.

 

 

Hast du schon mal vor einer geschlossenen Ladentür gestanden, und konntest nur vermuten, dass der Inhaber Urlaub macht? Nicht erreichbar zu sein, ohne es zu mitzuteilen ist in meinen Augen die denkbar schlechteste Option. Das kann dich tatsächlich Kunden kosten. Woher soll dein Kunde wissen, dass du im Urlaub bist? Aus seiner Sicht liegt die Vermutung, dass du krank, pleite oder ausgebombt bist, erheblich näher. Sprich rechtzeitig mit deinem Kunden  und biete ihm so die Möglichkeit, sich darauf einzustellen. Das erspart dir auch enttäuschte Gespräche mit Auftraggebern, die du vertrösten musst.

Schon seit ein paar Wochen bereite ich mich auf meinen Jahresurlaub vor. Rund um aktuelle Projekte erzähle ich Netzwerkpartnern und Kunden, wann ich im Urlaub bin und ab welchem Datum ich wieder voll zur Verfügung stehe.

Dieses Jahr werde auch ich einen Mittelweg gehen, weil zum einen mein Urlaub relativ lang ist und ich zum anderen ein, zwei Dinge gerade erst gestartet hab. So ist Designpiranha ein frisches Pflänzchen, dass ich gern im Auge behalten möchte. Meine Familie hat auch klare Erwartungen an meine Präsenz. Deinen Lieben geht es vielleicht auch so, oder?

To-Do-Liste

Anrufe

Wenn das Telefon für dich besonders wichtig ist, denke darüber nach als SolopreneurIn, eine virtuelle Assistenz in Anspruch zu nehmen. Da gibt es viele Angebote, die dich sowohl im Bereich der Telefonannahme als auch in anderen Bereichen wie der Postbearbeitung gut unterstützen können. Ansonsten kontrolliere deinen Anrufbeantworter und gönne ihm einen neuen Text, aus dem klar hervorgeht, wann du wieder da bist oder wo du im Notfall zu erreichen bist.

 

E-Mails

Du kannst dir das Leben nach dem Urlaub erheblich leichter machen, in dem du eine automatische Antwort einrichtest, die E-Mail Schreiber informiert. Eine schöne Möglichkeit nach dem Urlaub nicht überflutet zu werden mit Unmengen von Mails ist das Nutzen von Filtern. Ich habe vor dem Urlaub die Gelegenheit genutzt mein Postfach ein wenig aufzuräumen. Ich bekomme diverse Newsletter, die ich per Filter in einen Newsletter Ordner verschieben lasse. Andere Newsletter habe ich bei der Gelegenheit gleich aussortiert und abbestellt.

Filter_thunderbird
Filter in Thunderbird

Diese Filter sind wirklich genial, denn du kannst damit Mails sortieren, strukturieren und bekommst schnell einen Überblick. Thunderbird, Outlook und GMail bieten alle die Möglichkeit, Filter einzusetzen. Genauso kannst du die Mails sammeln von Unternehmen, die dir Rechnungen schicken. Ordnest du deinen Posteingang ordentlich, bleiben also nur noch Mails übrig, von Empfängern, die du nicht kennst, so wie neue Kunden. Auch darauf kannst du einen Filter anwenden, der sie dir zum Beispiel weiterleitet.

 

Eine weitere Möglichkeit ist eine automatische Antwort zu schicken und den Sender einer Mail zu informieren, dass du zur Zeit im Urlaub bist. Erzähle, wann du wieder voll erreichbar bist oder auch, wer dich in der Zwischenzeit vertritt. Alle Mailbrowser bieten die Möglichkeit so einen Abwesenheits-Assistenten einzurichten. Das erspart Nachfragen und sicher auch diverse überflüssige Mails.
Autoresponder bei Thunderbird einrichten
Microsoft Outlook – den Abwesenheitsassistenten einrichten

 

Facebook und Co.

Einige Unternehmer, vor allem mit Ladengeschäften gehen so weit, den Facebook Header ihrer Fanpage anzupassen. Viele bereiten einen Post vor und heften ihn an, der über den Zeitraum des Urlaubs informiert. Wenn du dich entschieden hast, so richtig Pause zu machen, erzähle es deinen Fans und Kunden einfach. Eine charmante Möglichkeit, die ich immer öfter sehe ist ab und an ein Lebenszeichen aus dem Urlaub zu schicken. So ist klar, dass du dich gerade entspannst und deine Leser nehmen teil.

Falls du deine Social Media Aktivitäten weiter laufen lassen möchtest, empfehle ich dir, einen Redaktionsplan zu erstellen. Bei Facebook hast du die Möglichkeit, die Beitragsplanung zu nutzen. Auch andere Werkzeuge wie Hootsuite oder Buffer sind nützlich, um Social Media Posts im voraus zu planen. Mache dir allerdings klar, dass deine Fans bei Kommentaren erwarten, dass du antwortest. Deine Social Media Kanäle solltest du nur mit Inhalten befüllen, wenn du eine zeitnahe Reaktion gewährleisten kannst. Betreust du mit mehreren Kollegen gemeinsam die sozialen Netze, macht es Sinn, dass ihr euch einen Plan macht. Der schafft den Überblick, wer für welche Kanäle in welchem Zeitraum verantwortlich ist.

 

Automatische Antwort über den Messenger

facebook antwortassistentSeit einiger Zeit lassen sich automatische Antworten einrichten für deine Facebook Seite. Die kannst du nutzen, um deine Leser zu begrüßen oder auch um ihnen mitzuteilen, dass du im Urlaub bist. Du gehst auf deiner Fanpage auf den Punkt Einstellungen und öffnest >Nachrichten. antwort2

Dort findest du auch den Punkt Antwortassistent. Verschiedene Möglichkeiten stehen hier für dich zur Auswahl, zum Beispiel eine Sofortantwort oder eine Begrüßung. Um die Nachricht anzupassen, klickst du auf den Regler bis „Ja“ zu sehen ist und ein Button „Ändern“ erscheint. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem du deine individuelle Nachricht eingeben kannst. Denk daran, deine Änderungen zu speichern!

Abhängig von deiner Strategie kannst du auch in anderen Netzwerken erzählen oder zeigen, dass du im Urlaub bist. Twitter darüber, schick’ einen Instagrampost heraus oder schicke einen Urlaubsgruß über Facebook Live Video. Auf deiner Website kannst du auch eine Nachricht oder ein Banner einstellen, wann du wieder verfügbar bist.

 

 Newsletter vorbereiten

Im Newsletter solltest du deine Pause kommunizieren und darauf hinweisen, wie es für deine Leser in den nächsten Wochen weitergeht. Sag ihnen, was sie erwartet oder wann sie wieder von dir hören.

 

Redaktionsplan – nicht nur für Social Media

Ein Redaktionsplan ist eine gute Sache, gerade rund um den Urlaub gibt er dir den Freiraum, dich wirklich entspannen zu können. Für meine Kanäle plane ich bereits zumindest auf dem Papier, bis nach dem Urlaub. Sonst ist die Erholung gleich wieder hin, wenn der Berg zum Abarbeiten zu groß wird.

Auch die nächsten Blogposts sind vorbereitet, da ich im Urlaub nicht zum Schreiben komme. Sehr fleißige Blogger (dazu gehöre ich leider nicht) haben immer ein paar Posts in der Schublade liegen, um Zeiten, in denen sie keine Ideen oder Zeit haben, gut überbrücken können. Gero Pflueger hat gerade ganz frisch dazu gebloggt, warum es sowieso Sinn macht, Artikel auf Vorrat zu schreiben.

Im Prinzip bringt WordPress die Möglichkeit mit, Artikel zu einem bestimmten Zeitpunkt zu veröffentlichen. Manchmal funktioniert das nicht einwandfrei. Dann helfen Plugins weiter. Peer Wandiger vom Blogprojekt hat hier ein paar Plugin-Empfehlungen ausgesprochen und zusammengefasst.

Insgesamt sind die Zugriffraten auf Blogs in der Sommerpause  oft geringer, als im restlichen Jahr. So ist ein größerer Abstand für neue Artikel in deinem Blog sicher verzeihlich. Eine Blogpause kann für dich, deine Schreiblust und damit auf für deine Inhalte ein wichtiger Schritt sein. Janneke Duijnmaijer zeigt dir die Vorteile und wie du  nach einer Pause wieder in Schwung kommst.

WLAN unterwegs

Für meine Zeit an der Ostsee habe ich mich schon informiert, wo ich WLAN zur Verfügung habe, um ein paar Dinge auch effektiv umsetzen zu können. In meinem Urlaubsdomizil  sind mehr als zwei Balken auf dem Telefon das erreichbare Maximum. So scheidet das Telefon als Hotspot aus und eine andere Lösung muss her.
Erfreulich, dass es immer mehr Gemeinden werden, die WLAN anbieten und ich bin gespannt, wie gut die Bandbreite wirklich ist. Es gibt schlechtere Möglichkeiten, als mit Zugriff auf frische Fischbrötchen und ein kaltes Bier zu arbeiten.

Übrigens kannst du hier die LTE Verfügbarkeit an deinem Urlaubsort (in Deutschland) prüfen.

Regeln für die Urlaubszeit

Für die beruflichen Dinge, die wirklich anfallen, habe ich mir Zeiten reserviert und mit meiner Familie besprochen. Meine Familie weiß, dass ich ein “bißchen” arbeiten muss, aber klar ist auch, dass Urlaub Familienzeit ist. Klar, ein wirklicher digitaler Detox ist für uns alle eine sinnvolle Sache. Sollte das für deinen Urlaub nicht klappen, setze dir klare Grenzen, die du auch mit deiner Familie abklärst. Dann steht einer erholsamen Zeit wirklich nichts mehr im Wege!

Welche Urlaubsvorbereitungen triffst du? Erzähle mir davon in deinen Kommentaren.

One thought on “Ab in den Urlaub

  1. Sehr interessanter Artikel. Hoffe Sie veröffentlichen in regelmäßigen Abständen solche Artikel dann haben Sie eine Stammleserin gewonnen. Vielen dank für die Informationen.

    Gruß Anna

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